Η προσπάθεια που γίνεται στη Βιβλιοθήκη Σπάρτης αποβλέπει στη σύνταξη μιας γενικής και εξαντλητικής κατά θέμα, τρέχουσας και αναδρομικής Λακωνικής Βιβλιογραφίας που θα εξυπηρετήσει την ανάγκη για όσο το δυνατόν πληρέστερη και τεκμηριωμένη πληροφόρηση των ερευνητών που ενδιαφέρονται για τη Λακωνία και θα συμβάλει ουσιαστικά:
- στην αρχαιολογική και ιστορική έρευνα για την Αρχαία Σπάρτη, το Βυζαντινό Μυστρά, το Γεράκι, τη Μονεμβασία, τη Μάνη και γενικά τη Λακωνία,
- στη μελέτη της νεότερης ιστορίας της περιοχής,
- στη μελέτη του φυσικού και ανθρωπογενούς περιβάλλοντος,
- στην καταγραφή των δεδομένων της σύγχρονης Λακωνίας,
- στην ανάπτυξη προγραμμάτων για την προστασία του περιβάλλοντος,
- στη διάσωση λαογραφικών στοιχείων,
- στη διατήρηση του πολιτιστικού χαρακτήρα της περιοχής,
- στο σχεδιασμό και την υλοποίηση αναπτυξιακών προγραμμάτων,
- στη μελέτη της ζωής και των δραστηριοτήτων των Λακώνων.
Οι επιμέρους εργασίες θα αφορούν τη συγκέντρωση, τον έλεγχο, την καταγραφή (τυποποιημένη, συστηματοποιημένη), το σχολιασμό, το συσχετισμό και τη διάθεση κάθε έντυπης, μαγνητικής ή ηλεκτρονικής πληροφορίας που αφορά από κάθε θεματική άποψη το γεωγραφικό χώρο της Λακωνίας.
Ειδικότερα οι δράσεις που αναπτύσσονται και θα αναπτυχθούν στα πλαίσια υλοποίησης του προγράμματος αφορούν τη συγκέντρωση υλικού, τη φυσική και βιβλιοθηκονομική επεξεργασία του, την καταγραφή δεδομένων σε δελτία, την εισαγωγή τους στο αυτοματοποιημένο σύστημα καταλόγου ΑΒΕΚΤ, τη σύνταξη βιβλιογραφιών, τον έλεγχο των δημοσιευμένων βιβλιογραφιών (εντοπισμός πηγών προέλευσης των δεδομένων κ.λπ.), τη συγκέντρωση και καταγραφή των βιογραφικών στοιχείων Λακώνων συγγραφέων, τη συγκέντρωση και καταγραφή των φύλλων τοπικών εφημερίδων και περιοδικών, τη συγκέντρωση άρθρων που αφορούν στη Λακωνία με αποδελτιώσεις περιοδικών κ.λπ., τη σύνταξη ευρετηρίων σε περιοδικά τοπικού ενδιαφέροντος.
Το υλικό από το οποίο προέρχονται τα δεδομένα είναι:
Έντυπο: βιβλία, περιοδικά, εφημερίδες, ανάτυπα, μονόφυλλα, λευκώματα, χάρτες, φωτογραφίες.
Οπτικοακουστικό: ταινίες βίντεο και κινηματογραφικές διαφάνειες (slides), ηχογραφημένο υλικό,
Ηλεκτρονικό: CDRom, βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων.
Η αναζήτηση και συγκέντρωση των βιβλιογραφικών δεδομένων γίνεται από το υλικό που διαθέτει η Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη Σπάρτης, άλλες Βιβλιοθήκες της Ελλάδας και του εξωτερικού και ιδιωτικές βιβλιοθήκες Λακώνων και Λακωνολόγων. Επίσης σημαντικός όγκος δεδομένων προέρχεται από υπάρχουσες-δημοσιευμένες σχετικές βιβλιογραφίες.
Προκειμένου να επιτευχθεί πλήρης και σωστή αποδελτίωση του υλικού είναι απαραίτητη η συνεχής και όχι περιστασιακή ή εποχιακή απασχόληση ειδικευμένου προσωπικού. Η αδυναμία πρόσληψής του σε συνδυασμό με το μικρό αριθμό των υπαλλήλων που υπηρετούν στη Βιβλιοθήκη, είναι ένας από τους βασικούς παράγοντες που επηρεάζουν αρνητικά το ρυθμό εξέλιξης και υλοποίησης του προγράμματος. Τα άτομα που πρέπει να στελεχώσουν το τμήμα της Λακωνικής Βιβλιογραφίας προβλέπεται να είναι Επιστήμονες-ερευνητές για κάθε θεματική κατηγορία, που θα είναι υπεύθυνοι για τη συγκέντρωση και τον έλεγχο του υλικού, Βιβλιοθηκονόμοι υπεύθυνοι για την βιβλιοθηκονομική και ηλεκτρονική επεξεργασία των στοιχείων και Πληροφορικοί υπεύθυνοι για την υποστήριξη του δικτύου.
Η Λακωνική Βιβλιογραφία θα υπάρχει σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και θα περιλαμβάνει τα εξής: βιβλιογραφικά στοιχεία πηγών (μονογραφιών, άρθρων κ.λπ.), κατάλληλη γλώσσα ευρετηρίασης, θησαυρό θεματικών όρων, περίληψη ή σχολιασμό περιεχομένου, ευρετήρια.
Επειδή η επεξεργασία των δεδομένων θα είναι αποτελεσματική εάν συστηματοποιηθεί και τυποποιηθεί ο τρόπος συγκέντρωσης των πληροφοριών, οι αποδελτιώσεις, ο έλεγχος των υπαρχουσών βιβλιογραφιών, η μορφή των βιβλιογραφικών αναγραφών, ο τύπος και η μορφή των θεματικών και λοιπών όρων, έχουν υιοθετηθεί και ακολουθούνται οι ισχύοντες διεθνείς κανόνες και πρότυπα όπως:
- Για την ταξινόμηση, το Δεκαδικό σύστημα DEWEY.
- Για την καταλογογράφηση, οι Αγγλοαμερικάνικοι κανόνες καταλογογράφησης - AACR2.
- Για τη θεματική ευρετηρίαση, Κατάλογοι Ελληνικών Θεματικών Επικεφαλίδων.
- Για την Τυποποίηση - Τεκμηρίωση - Αποδελτίωση, τα Πρότυπα του ΕΛΟΤ.
- Για την ηλεκτρονική επεξεργασία η τελευταία έκδοση του ΑΒΕΚΤ ή και απλές βάσεις δεδομένων κυρίως για την ευρετηρίαση των περιοδικών.
Η ηλεκτρονική αποδελτίωση και η δυνατότητα απευθείας επικοινωνίας (online) επιτρέπει τη συγκέντρωση και διάθεση των δεδομένων χωρίς να είναι αναγκαία και η συγκέντρωση του υλικού στον ίδιο χώρο. Υπολογίζεται, λοιπόν, ότι με την εγκατάσταση ενός σύγχρονου αυτοματοποιημένου συστήματος επεξεργασίας βιβλιογραφικών δεδομένων θα είναι δυνατή η δημιουργία ηλεκτρονικού συλλογικού καταλόγου και η πρόσβαση σε όλες τις πηγές όλων όσοι είναι συνδεδεμένοι με αυτόν, προοπτική, η οποία έχει συμπεριληφθεί ήδη στους μακροπρόθεσμους στόχους του προγράμματος.
Σε όλες τις περιπτώσεις πρέπει να εξασφαλισθεί η τυποποίηση των δεδομένων, να γίνει έλεγχος και συσχετισμός των στοιχείων και αφού εξασφαλιστεί η πληρότητα και η ακρίβεια των πληροφοριών να ακολουθεί η εισαγωγή στη βάση δεδομένων. Το πρόγραμμα ανάπτυξης της Λακωνικής Βιβλιογραφίας δεν περιορίζεται μόνο στα αυστηρά πλαίσια της βιβλιογραφικής καταγραφής των δεδομένων.
Η παρουσίαση αυτή δεν έχει τη φιλοδοξία να καλύψει το μεγάλο θέμα της αποδελτίωσης της Λακωνικής Βιβλιογραφίας μιας περιοχής για την οποία η αρχαιογνωστική και μόνο βιβλιογραφία είναι τεράστια.
Όλοι οι εμπλεκόμενοι στην προσπάθεια αυτή έχουν συνειδητοποιήσει ότι με τον τρόπο αυτό κοινοποιείται «μία σταγόνα από ολόκληρο ωκεανό», κρίθηκε όμως ότι μία πρόδρομη παρουσίαση μπορεί να συμβάλλει θετικά στη δημοσιοποίησή της και στη βελτίωση της μεθοδολογικής προσέγγισης που ακολουθείται για την υλοποίησή της.
Ο τρόπος οργάνωσης και οι μελλοντικοί στόχοι του τμήματος της Λακωνικής Βιβλιογραφίας που λειτουργεί ήδη στη Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη Σπάρτης παρουσιάστηκαν στο 6ο Διεθνές Συνέδριο Πελοποννησιακών Σπουδών (Τρίπολη 24/30-9-2000) καθώς και στη διημερίδα του Εθνικού Κέντρου Βιβλίου «Δημοτικές Βιβλιοθήκες στην Κοινωνία της Πληροφορίας» (Θεσσαλονίκη 29/30-3-2001).